Dexa Digital Partner.
Piattaforma web per documenti contrattuali.
Creazione dinamica di contratti personalizzati. La soluzione è digitale.
Web App per la redazione, gestione e archiviazione del workflow contrattuale.
La gestione dei contratti è un aspetto importante per le aziende di molti settori, ma spesso comporta un carico di lavoro manuale e risorse considerevoli. L’automazione del processo di gestione dei contratti può fare la differenza, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di errori.
Un’azienda con una corposa rete di consulenti e collaboratori (non specificata per motivi di riservatezza) aveva la necessità di proporre al proprio team uno strumento collaborativo e rapido per permettere loro di redigere documenti e contratti a partire da clausole dinamiche.
Dexa si è occupata della realizzazione di una piattaforma web per documenti contrattuali, che si è dimostrata una soluzione efficiente e intuitiva per la creazione rapida di contratti personalizzati.
Servizi:
Analisi e Strategia
User Experience
Web App & Piattaforme
Clausole, varianti e vincoli: la Web App automatizza i flussi di lavoro.
La piattaforma di redazione documentale automatizzata è un vero e proprio alleato strategico per le aziende che desiderano ottimizzare il tempo e le risorse dedicate alla gestione dei contratti. La piattaforma si basa su un sistema di clausole dinamiche che consente di generare contratti personalizzati in modo rapido e preciso, riducendo al minimo gli errori manuali e garantendo la massima coerenza con le normative vigenti.
Le caratteristiche, nel dettaglio:
- Creazione automatica di contratti. Selezionando le clausole predefinite pertinenti, la Web App genera automaticamente il contratto completo, eliminando la necessità di stesura manuale e risparmiando tempo prezioso.
- Pannello di definizione delle clausole base. Un’interfaccia intuitiva permette di definire le condizioni standard applicabili a tutti i contratti, evitando di doverle riscrivere ogni volta.
- Gestione di contratti per cliente. La piattaforma consente di creare contratti specifici per ogni cliente, selezionando le clausole e le varianti pertinenti. È inoltre possibile aggiungere sezioni preliminari personalizzate per adeguare i contratti alle esigenze specifiche di ciascun cliente.
- Campi dinamici compilabili. Perfezionare la scrittura finale dei testi è semplice grazie alla possibilità di definire campi dinamici compilabili. Questi campi servono per accogliere informazioni specifiche relative al cliente o al contratto durante la fase di negoziazione finale, migliorando l’efficienza e l’accuratezza.
- Anteprima in PDF. Prima di finalizzare i documenti, il sistema offre la possibilità di visualizzare un’anteprima in formato PDF. È possibile personalizzare la formattazione e il layout della stampa per ottenere contratti professionali e di qualità.
- Modulo amministrativo e modulo consulente. Il progetto include due moduli diversi che consentono modifiche rapide con il cliente. Questa funzionalità garantisce un processo di revisione efficiente e semplifica la comunicazione tra le parti coinvolte nella redazione dei contratti.
- Piattaforma online con salvataggio automatico. Tutto il processo di redazione documentale avviene on line, attraverso un’interfaccia semplice e accessibile da qualsiasi dispositivo, sia desktop che mobile. Inoltre, il sistema garantisce il salvataggio automatico delle modifiche effettuate, evitando la perdita di dati importanti.
Risultati conformi alle aspettative.
Garantire la conformità dei contratti alle normative vigenti, eliminando il rischio di sanzioni e controversie legali è già un ottimo risultato quando hai una rete molto estesa di collaboratori. Oltre a questo aspetto, il cliente che ci ha commissionato la piattaforma ha riassunto per noi alcuni benefici che ha riscontrato fin da subito:
- Riduzione dei tempi di redazione contrattuale. La piattaforma web per documenti contrattuali consente di generare contratti in modo rapido e automatico, liberando tempo prezioso per altre attività strategiche.
- Minore incidenza di errori manuali. L’automazione della redazione contratti on line riduce al minimo gli errori manuali, garantendo la massima coerenza e accuratezza dei documenti.
- Miglioramento della comunicazione tra le parti. Il doppio modulo, uno amministrativo e l’altro consulente, facilita la comunicazione tra le parti coinvolte nella redazione dei contratti, semplificando il processo di revisione e approvazione.